시간 낭비 줄이는 회의 참여법

회의는 필수지만, 효율은 선택입니다

많은 직장인들이 하루 중 상당 시간을 회의에 할애합니다. 문제는 이 회의들이 반드시 생산적인 결과를 만들어내지 않는다는 점입니다. 회의 시간이 길고, 논의는 산만하며, 결론 없이 끝나는 경우가 많습니다. 결과적으로 회의는 업무의 효율을 높이기는커녕 소중한 시간을 앗아가는 주범이 되곤 합니다. 회의는 조직 내 협업과 의사결정에 필수적인 수단이지만, 그만큼 어떻게 참여하느냐에 따라 ‘시간 낭비’가 될 수도, ‘성과 창출’의 기회가 될 수도 있습니다. 특히 바쁜 직장인에게는 한 시간 한 시간이 소중하기 때문에 회의에 참여하는 태도와 전략이 업무 생산성에 큰 영향을 미칩니다. 이번 글에서는 직장인이 실질적으로 적용할 수 있는, 시간 낭비를 줄이는 회의 참여법에 대해 구체적으로 살펴보겠습니다.

 

1. 사전 준비: 회의의 절반은 회의 전 결정됩니다

효율적인 회의 참여는 회의 전에 이미 시작됩니다. 회의 초대장을 받았을 때 가장 먼저 확인해야 할 것은 회의의 목적과 안건입니다. 무엇을 논의할 것인지, 내가 어떤 역할로 참여해야 하는지를 명확히 인지하는 것이 중요합니다. 많은 회의가 비효율적인 이유는 참석자 대부분이 회의 내용을 사전에 숙지하지 않고 참석하기 때문입니다. 회의 자료가 있다면 미리 읽고, 필요한 질문이나 의견을 정리해두는 습관을 들이면 회의 중에 쓸데없는 논의나 반복을 줄일 수 있습니다.

또한, 자신이 회의에 꼭 필요한 사람인지 판단하는 것도 중요합니다. 단순히 공유를 위해 참석하는 경우라면 회의록으로 대체할 수 있는지, 비동기적인 방식으로 처리할 수 있는지를 검토해야 합니다. 꼭 참석이 필요하다면, 그 이유를 스스로 명확히 하고, 논의할 주제에 대한 배경지식이나 자료를 준비해야 합니다. 이렇게 회의 전 준비를 철저히 하면 회의 시간 동안 훨씬 적극적으로 참여할 수 있고, 실질적인 결과 도출에도 큰 도움이 됩니다.

2. 집중력 있는 참여: 말보다 경청과 요점이 중요합니다

회의 시간 동안 가장 중요한 태도는 ‘집중’입니다. 스마트폰을 만지거나, 메신저를 보며 회의를 흘려듣는 태도는 스스로에게도, 팀에게도 손해입니다. 특히 회의에서 말이 많다고 좋은 것이 아닙니다. 핵심 없는 발언은 시간만 잡아먹고, 전체 흐름을 흐릴 수 있기 때문입니다. 따라서 회의에서는 경청을 기본으로 하되, 꼭 필요한 때에만 간결하고 명확하게 발언하는 것이 좋습니다.

또한, 회의 중에 다른 사람의 발언을 이해하고 정리하며 들으려는 태도는 매우 중요합니다. 무작정 의견을 내기보다, 앞선 논의와 연결해서 말하거나 요점을 재정리해주는 식의 발언이 회의의 질을 높이는 데 큰 기여를 합니다. 가능하다면 회의 중에 핵심 내용을 간단히 메모하며 정리하는 습관을 들이면, 회의 후 업무 연결에도 도움이 됩니다. 회의는 말하는 사람이 주인공이 아니라, 문제를 해결하는 과정의 일부라는 점을 잊지 말아야 합니다.

3. 회의의 흐름을 관리하는 리더십 발휘하기

직장에서는 회의에 단순 참석자로만 머물기보다는, 회의의 방향성을 조율하는 역할을 하는 것이 좋습니다. 꼭 진행자가 아니더라도, 논의가 산으로 가거나, 초점이 흐려질 때 “이 안건은 나중에 따로 정리해보는 게 좋겠습니다” “지금 논의 중인 주제는 이 방향이었죠?” 등의 말로 흐름을 다시 잡아주는 것이 필요합니다. 이러한 ‘소극적 리더십’은 회의의 질을 높이고, 참석자 모두에게 신뢰감을 줄 수 있습니다.

또한, 회의 중간에 시간 관리 역할을 자처하는 것도 유익합니다. 회의 시작 전에 “이번 회의는 30분 내에 마무리되면 좋겠습니다” 같은 말로 방향을 잡아주는 것이죠. 직장에서는 이러한 태도가 무리한 개입으로 보이기보다, ‘업무에 대한 책임감’으로 평가받을 가능성이 큽니다. 회의의 효율성을 고민하고 있는 사람은 조직 내에서 업무 주도권을 가진 사람으로 인정받기 쉽습니다. 특히 중간 관리자 이상의 역할을 맡고 있다면, 회의 중 시간과 집중력을 관리하는 역할은 반드시 갖춰야 할 역량입니다.

4. 회의 후 행동으로 연결하기

회의가 끝나면 보통은 끝났다고 생각하기 쉽지만, 진짜 중요한 건 그 이후입니다. 회의에서 결정된 내용을 바로 실행에 옮기고, 필요한 후속 조치를 정리해야 비로소 ‘의미 있는 회의’가 됩니다. 특히 회의록을 간단하게라도 정리해두는 습관은 매우 유익합니다. 간단한 요점만 적더라도, 이후 업무에서 중복 업무나 커뮤니케이션 오류를 줄이는 데 큰 도움이 됩니다.

또한, 회의에서 본인이 맡은 역할이나 해야 할 액션 아이템이 있다면, 회의 직후 바로 일정에 반영하거나 팀원과 공유하는 것이 좋습니다. 실행이 늦어지거나 흐지부지될수록 회의의 효과도 떨어지게 됩니다. 때로는 회의 후 “오늘 논의된 부분은 매우 명확했고, 이런 점이 유익했다”는 짧은 피드백을 회의 참가자에게 전하는 것도 다음 회의의 질을 높이는 데 긍정적인 영향을 줍니다. 회의의 진짜 성과는 ‘말’이 아니라 ‘행동’에서 나오며, 이 마지막 단계를 제대로 마무리해야 시간 낭비를 하지 않은 셈이 됩니다.

결론: 회의의 주도권은 참여자에게 있습니다

회의가 시간을 낭비하느냐, 가치를 창출하느냐는 결국 참여자에게 달려 있습니다. ‘지루한 회의’는 단순히 회의 형식의 문제가 아니라, 준비 부족과 비효율적인 참여 태도에서 비롯됩니다. 반대로, 준비된 태도와 전략적인 참여는 짧은 시간 안에도 핵심을 도출하게 하고, 실질적인 실행으로 이어지게 합니다. 직장인은 회의에서 단순히 앉아 있는 사람이 아니라, 문제를 해결하고 방향을 잡는 주체가 되어야 합니다. 오늘의 한 시간 회의가 내일의 업무를 바꾸고, 팀의 성과를 결정할 수 있다는 점을 기억하며, 매 회의에 전략적으로 참여해보시기 바랍니다. 그것이야말로 바쁜 직장인이 시간 낭비를 줄이고 일의 효율을 극대화하는 지름길입니다.